Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont Flowevo collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles dans le cadre de l'utilisation de son site et de son application.

Flowevo accorde une importance particulière à la protection des données personnelles et s'engage à les traiter conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la législation française applicable.

1. Responsable du traitement

Pour les traitements réalisés par Flowevo pour ses propres besoins, notamment la gestion des comptes utilisateurs, l'administration et la sécurité du service, le support, la relation commerciale et la facturation, le responsable du traitement est :

William Bakenga
Entrepreneur individuel – micro-entreprise
Nom commercial : Flowevo
SIRET : 101862332
Adresse : Chemin des Tuileries, 77130, Montereau
Email : flowevo.contact@gmail.com

2. Rôle de Flowevo et des professionnels utilisateurs

Flowevo fournit aux professionnels de l'accompagnement des outils leur permettant notamment d'organiser leur activité, leurs séances, leurs rendez-vous, leurs ressources et le suivi de leurs clients.

Lorsqu'un professionnel enregistre dans Flowevo des données concernant ses propres clients, il détermine les raisons pour lesquelles ces informations sont collectées et utilisées dans le cadre de son activité professionnelle.

Pour ces traitements, le professionnel utilisateur agit en principe en qualité de responsable du traitement et Flowevo agit en qualité de sous-traitant lorsqu'il traite les données pour le compte et selon les instructions du professionnel.

Le professionnel reste notamment responsable de la licéité de la collecte, du choix de la base légale appropriée, de l'information des personnes concernées et du respect de ses propres obligations réglementaires.

Flowevo demeure en revanche responsable des traitements qu'il réalise pour ses propres finalités, notamment pour l'administration des comptes, la sécurité de la plateforme, la facturation, le support et le respect de ses obligations légales.

3. Données personnelles susceptibles d'être traitées

Selon les fonctionnalités utilisées, Flowevo peut traiter les catégories de données suivantes :

• Données d'identification : nom, prénom et informations renseignées dans le profil.
• Données de contact : adresse email et, lorsqu'il est renseigné ou nécessaire, numéro de téléphone.
• Données relatives au compte : identifiants techniques, statut du compte, préférences, paramètres et informations nécessaires au fonctionnement du compte.
• Données professionnelles : informations relatives à l'activité du professionnel et à l'utilisation de Flowevo.
• Données concernant les clients accompagnés : identité, coordonnées, informations de suivi, séances, notes, exercices, ressources, commentaires et autres informations saisies par le professionnel.
• Données de réservation : identité et coordonnées du demandeur, date et heure du rendez-vous ainsi que les informations nécessaires à la gestion de la réservation.
• Fichiers : photos de profil, images, vidéos et autres fichiers téléversés ou partagés au moyen des fonctionnalités prévues par Flowevo.
• Données techniques et de sécurité : adresse IP, journaux techniques, événements de connexion, informations relatives au navigateur ou à l'appareil et données nécessaires à la sécurisation et au diagnostic du service.
• Données relatives à la facturation : informations nécessaires à la gestion d'un abonnement, à la facturation et au respect des obligations comptables lorsqu'un service payant est utilisé.

4. Données sensibles

Certaines zones de saisie libre de Flowevo, notamment les notes de suivi, peuvent permettre à un professionnel d'enregistrer des informations susceptibles de révéler des catégories particulières de données personnelles au sens du RGPD, notamment des informations relatives à la santé.

Flowevo invite les professionnels à appliquer un principe de minimisation et à ne renseigner que les informations strictement nécessaires à l'accompagnement de leurs clients.

Lorsqu'un professionnel traite des catégories particulières de données personnelles, il lui appartient de vérifier qu'il dispose d'une base juridique permettant ce traitement et, lorsqu'il y a lieu, qu'une des conditions prévues par l'article 9 du RGPD est remplie.

Flowevo n'a pas vocation à constituer un dossier médical et ne remplace pas un logiciel spécialement conçu pour la gestion de dossiers médicaux.

5. Origine des données

Les données peuvent être fournies directement par l'utilisateur lors de son inscription ou de son utilisation de Flowevo.

Certaines données concernant les clients accompagnés sont renseignées dans Flowevo par leur professionnel.

Certaines données techniques sont également générées automatiquement lors de l'utilisation du service afin d'assurer son fonctionnement et sa sécurité.

6. Finalités des traitements

Les données personnelles sont susceptibles d'être traitées notamment afin de :

• créer, authentifier et administrer les comptes ;
• fournir les fonctionnalités de l'application Flowevo ;
• permettre aux professionnels d'organiser leurs clients, séances, suivis et ressources ;
• permettre le partage de ressources ou de contenus prévu par certaines fonctionnalités ;
• gérer les rendez-vous et les réservations ;
• envoyer les messages transactionnels nécessaires au fonctionnement du service ;
• assurer le support utilisateur ;
• assurer la sécurité, la disponibilité et l'intégrité du service ;
• détecter et prévenir les accès non autorisés, les fraudes, les abus ou les incidents techniques ;
• gérer les abonnements et la facturation lorsque des fonctionnalités payantes sont utilisées ;
• respecter les obligations légales, fiscales, comptables ou réglementaires applicables ;
• améliorer la fiabilité, les performances et les fonctionnalités de Flowevo à partir des informations nécessaires à ces finalités.

7. Bases légales

La base légale utilisée dépend de la finalité du traitement.

• Exécution du contrat ou mesures précontractuelles : création et gestion du compte, fourniture des fonctionnalités demandées, gestion du service, support nécessaire à son utilisation et, lorsqu'ils seront proposés, gestion des abonnements.
• Obligation légale : traitements nécessaires au respect des obligations comptables, fiscales ou réglementaires applicables à Flowevo.
• Intérêt légitime : sécurisation de la plateforme, prévention des abus et de la fraude, amélioration de la fiabilité technique du service et défense des droits de Flowevo.
• Consentement : lorsque celui-ci est requis, notamment pour certains cookies ou traceurs facultatifs et pour certaines communications qui ne sont pas nécessaires à l'exécution du service.

8. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Certaines informations sont nécessaires à la création d'un compte ou à l'utilisation d'une fonctionnalité de Flowevo.

Lorsqu'une donnée est nécessaire, son absence peut empêcher la création du compte ou l'utilisation de la fonctionnalité concernée.

Les autres informations sont facultatives et peuvent être renseignées par l'utilisateur en fonction de ses besoins.

9. Prestataires et destinataires des données

Flowevo limite l'accès aux données personnelles aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour assurer le fonctionnement du service.

Flowevo utilise actuellement notamment les prestataires suivants :

10. Transferts internationaux de données

Flowevo privilégie, lorsque cela est possible, des infrastructures permettant le stockage des données au sein de l'Union européenne.

L'application et sa base de données sont configurées auprès de Render dans la région de Francfort. Les fichiers stockés sur Google Cloud Storage sont configurés dans les régions de Paris et Madrid. Mailjet indique stocker les données personnelles associées à son service à Francfort et Saint-Ghislain.

Certains prestataires sont toutefois des groupes internationaux ou peuvent faire appel à des sous-traitants établis en dehors de l'Espace économique européen.

Lorsqu'un transfert de données personnelles vers un pays situé hors de l'Espace économique européen est nécessaire, il doit être encadré conformément au RGPD par un mécanisme approprié, notamment une décision d'adéquation, des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou toute autre garantie reconnue par la réglementation applicable.

11. Durée de conservation

Flowevo ne conserve les données personnelles que pendant une durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les critères de conservation suivants sont notamment appliqués :

• Données du compte professionnel : pendant la durée d'utilisation du compte et, après sa fermeture, pendant la période strictement nécessaire au respect des obligations légales ou à la défense des droits de Flowevo.
• Données des clients accompagnés : pendant leur utilisation par le professionnel dans le cadre du service, jusqu'à leur suppression par celui-ci, la suppression du compte concerné ou l'expiration des durées définies conformément aux obligations applicables au professionnel.
• Fichiers : pendant la durée où ils sont nécessaires à la fonctionnalité pour laquelle ils ont été téléversés ou jusqu'à leur suppression lorsque celle-ci est demandée ou effectuée.
• Données de réservation : pendant la durée nécessaire à la gestion du rendez-vous et à son historique lorsqu'il est nécessaire au fonctionnement du service.
• Données techniques et journaux de sécurité : pendant une durée limitée correspondant aux besoins de diagnostic, de sécurité, de prévention des abus et de gestion des incidents.
• Données comptables et de facturation : pendant les durées imposées par les obligations légales applicables.

Certaines données supprimées des systèmes actifs peuvent subsister temporairement dans des sauvegardes techniques jusqu'à leur remplacement ou leur expiration conformément au cycle de conservation de ces sauvegardes.

12. Sécurité des données

Flowevo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à assurer un niveau de sécurité adapté aux risques présentés par les traitements effectués.

Ces mesures comprennent notamment, selon les fonctionnalités concernées :

• des mécanismes d'authentification des utilisateurs ;
• des contrôles d'accès aux données ;
• la limitation des accès aux informations nécessaires aux différents utilisateurs ;
• la protection des communications entre l'utilisateur et le service ;
• des mesures destinées à prévenir les accès non autorisés ;
• des mécanismes techniques permettant de protéger l'intégrité et la disponibilité du service.

Les mesures de sécurité sont susceptibles d'évoluer en fonction du développement du service, des risques identifiés et de l'état de l'art.

13. Sécurité du compte utilisateur

L'utilisateur doit choisir un mot de passe suffisamment robuste et conserver ses identifiants de connexion confidentiels.

Il ne doit pas communiquer son mot de passe à un tiers.

En cas de suspicion d'accès non autorisé ou de compromission de ses identifiants, l'utilisateur est invité à modifier son mot de passe et à contacter Flowevo dans les meilleurs délais.

14. Droits des personnes

Selon le traitement concerné et dans les conditions prévues par le RGPD, les personnes concernées peuvent disposer des droits suivants :

• droit d'accès à leurs données personnelles ;
• droit de rectification des données inexactes ;
• droit à l'effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition lorsqu'il est applicable ;
• droit à la portabilité lorsqu'il est applicable ;
• droit de retirer leur consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci.

L'exercice de certains droits peut être limité lorsque la conservation ou le traitement des données demeure nécessaire au respect d'une obligation légale, à l'exécution d'un contrat, à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice, ou dans les autres situations prévues par la réglementation.

15. Exercice des droits

Pour les traitements dont Flowevo est responsable, toute demande relative aux données personnelles peut être adressée à :

flowevo.contact@gmail.com

Afin de protéger les données personnelles contre les demandes frauduleuses, Flowevo peut demander des informations complémentaires lorsqu'elles sont nécessaires pour vérifier raisonnablement l'identité du demandeur.

Lorsqu'une demande concerne des données enregistrées dans Flowevo par un professionnel à propos de son propre client, la personne concernée doit en principe contacter directement ce professionnel, qui agit comme responsable du traitement de ces données.

Flowevo pourra assister le professionnel dans le traitement de cette demande lorsqu'il agit en qualité de sous-traitant.

16. Réclamation auprès de la CNIL

Toute personne qui estime que le traitement de ses données personnelles ne respecte pas la réglementation applicable peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Site : www.cnil.fr

17. Cookies et traceurs

Flowevo peut utiliser des cookies ou technologies similaires strictement nécessaires au fonctionnement, à l'authentification et à la sécurité du service.

Ces traceurs strictement nécessaires peuvent être déposés sans consentement lorsqu'ils sont indispensables à la fourniture du service demandé par l'utilisateur.

Si Flowevo utilise ultérieurement des traceurs non strictement nécessaires, notamment à des fins de mesure d'audience, d'analyse comportementale ou de publicité, ceux-ci seront soumis aux mécanismes d'information et de consentement requis par la réglementation applicable.

18. Décision automatisée et profilage

À la date de la présente politique, Flowevo ne met pas en œuvre de décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sur la seule base d'un traitement entièrement automatisé de ses données personnelles.

19. Modification de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité peut être modifiée afin de tenir compte notamment de l'évolution de Flowevo, de ses fonctionnalités, de ses prestataires ou de la réglementation applicable.

La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.

Lorsqu'une modification substantielle affecte la manière dont les données personnelles sont traitées, les utilisateurs pourront être informés par un moyen approprié.

20. Contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou à la protection des données personnelles dans Flowevo :

flowevo.contact@gmail.com